Büro çalışmasındaki adlandırma nedir?

Ofis çalışmalarını düzgün bir şekilde yürütmek için,Bir terminolojinin ne olduğunu bilmek gereklidir. Tanıma göre, terminoloji, belirli bir sisteme göre derlenmiş üretim, parça, malzeme ve yapıların bir listesidir. Böyle bir listeyi derlerken, bu materyallerin her birine bir rakam, harf veya alfanümerik bir kombinasyon - nomenklatür numarası verilir.

Olgu yönetiminde, vakaların adlandırılması şu şekildedir:bir kuruluşun çalışması sırasında hazırlanmış iş kağıtlarının (veya durumlarının) sistematik bir listesi. Bu nomenklatür, menkul kıymetlerin ne kadar süreyle tutulması gerektiğini ve ne şekilde kayıt yaptırılacağını belirler. Örneğin, orta öğretim okullarında (spor salonları) okul sicilleri, mezuniyet sonrası mezun öğretmen tarafından 5 yıl daha tutulur.

Ana işlevler

Davaların isimlendirilmesinde temel görev -yönetimsel cihazların çalışmalarını daha mükemmel, üretken hale getirin, bürokratik sıkışmadan kurtulun. Birçok sorunun çabuk ve kalitatif çözümü, tüm organizasyonun faaliyeti sıklıkla belgelerin saklanma sırasına, talep üzerine ne kadar kolay bulunabileceklerine, ne kadar yeterlilikte sınıflandırıldıklarına ve sistematik hale getirildiklerine bağlıdır. Doğru sınıflandırma, yalnızca belgelerle hızlı bir şekilde çalışılmasını sağlamakla kalmaz aynı zamanda arşivler ve arşivlerle çalışmayı kolaylaştırır.

Bir vakanın adlandırılmasının ne olduğuna ve hangi alanlarda en etkili olduğuna dair örneklere bakalım.

• Belgelerin sistematize edilmesi - belgeler ne zamanher durumda kullanılan terminolojisine göre, aktif kullanımdan çıktıktan sonra (sözleşmeler, işlemlerine ceza davasında tamamlanmasının, planlama karne vb hazırlanması) ve bunlar belirli bir sırayla kuruluşlar saklanır. Bu hem kağıt belgeler hem de bilgisayar veri tabanında saklanan elektronik belgeler için geçerlidir.
• Ne kadar süreyle ilgili bilgilerin içeriğibelge ne kadar etkili olabileceği konusunda saklanır. Adlandırmada yer alan her vaka, içerdiği belgeleri korumak için kendi şartlarına sahiptir. Doküman ne kadar değerli ve önemliyse, o kadar uzun sürecek. Yani, davadaki belgelerle çalışırken derhal değerlendirirler - bir çeşit değer muayenesi. Bu duruma yardımcı olur ve davayla çalışır.
• Davaların indekslenmesinin güvenli hale getirilmesi. Davanın adlandırılması, belgeleri kaydetme sürecinde sıklıkla kullanılır ve davanın nomenclatural dizini belgenin kayıt numarasının ayrılmaz bir parçası haline gelir. Bu, fabrikada veya kurumda bir envanter olduğu zaman envanterde görülebilir.
• Kurumun organizasyon yapısını incelerken referans rolünü yerine getirir.
• Ofis çalışmasında, kalıcı veya geçici bir süre için depolama ve muhasebe belgelerine sahip vakaların envanterinin temeli olarak kabul edilir.
• Örnek olarak, dosya dolabı oluşturmak için kullanılan bir şema ve kullanılan belgelere referans olarak kullanılır.

Böylece, ne olduğu hakkında iyi bir bilgiKurum içinde herhangi bir kuruluş veya kurumda, isimlendirme ve onunla çalışma becerisi gereklidir. İsimlendirme, kurumun tüm belgesel faaliyetlerini kapsamalıdır.

İsimlendirme sınıflandırması

İsimlendirme, tasarım için kendi standartlarına ve gereksinimlerine sahiptir, ihlal edilemezler. Kayıt tutmayla ilgili özel metodolojiler ve talimatlarda belirtilmiştir.

Üç tür iş terminolojisini ayırt etmek gelenekseldir:

• tipik;
• örnek;
• Bireysel, belirli bir organizasyon için geliştirildi.

İsimlendirme ne kadar tipiktir, başlıktan açıkça anlaşılmaktadır - bunlar normatif dokümanlardır, aynı türden organizasyonlarda kullanılan vakaların kompozisyonunu oluştururlar.

Yaklaşık isimlendirme için tasarlanmıştırBu isimlendirmenin dağıtıldığı kuruluşun organizasyonunda başlatılan vakaların yaklaşık bir bileşimini oluşturmak. Bu tür kayıt yönetimi örnekleri normatif değil, tavsiye niteliğinde. Ayırt edici bir özellik, bu tip belgelerin belgelerinde belirtilmesidir.

Tipik ve örnek niteliğindeki büro adlandırmalar, kendi alt kuruluşları için daha yüksek kuruluşlar tarafından geliştirilmiştir.

Bireysel isimlendirme - geliştirildiBelirli bir kuruluş için ve faaliyetlerinin özgüllüğünü dikkate alarak. Örnek için tipik olarak veya örnek olarak kullanılır ve bunlarda gerekli değişiklikler yapılır.