Belgeli işlerin organizasyonu

Personel belgeleri ile işlerin organizasyonuidari aygıtın işleyişinin kalitesinin yanı sıra çalışanların emeğinin oluşumu ve kültürü üzerinde özel bir etkisi vardır. İş ne kadar profesyonel olursa, işletmenin bir bütün olarak faaliyeti o kadar başarılı olur.

Herhangi bir işletmenin dahili iş akışıişletme bilgilerinin hazırlanması, bakımı, doldurulması, kopyalanması, aktarılması için çeşitli etkinlikler içerir. Uygulamada da görüldüğü gibi, çalışanların tümü bu etkinliklere harcıyorlar. Belgelerle yapılan çalışmanın organizasyonunun gittikçe önem kazandığı söylenebilir. Günümüzde bu etkinlik, modern bir işletmenin rekabet edebilirliğinin temel faktörlerinden biri olarak düşünülmektedir.

Belgelere göre çalışma organizasyonu öneriyoralınan ve işlenmiş iş verilerine özel bir yaklaşım, bilgi dağılımının oluşumu ve değiştirilmesi süreçlerinin koordinasyonu. İşin dokümanlarla doğru bir şekilde organize edilmesi, arama süresini kısaltır; doğruluğunu artırır, verilerin zamanlamasını artırır, fazlalığı ortadan kaldırır.

Uzun vadeli uygulamayı göz önüne alarak dokümantasyonla üç temel çalışma türü geliştirildi: karışık, merkezi olmayan ve merkezi.

Sonuncu form,kuruluştaki tek bir birimin yürütülmesinde mevcut çeşitli yapılandırma işlemleri. Böyle bir alt bölüm, bir genel veya bir personel departmanı, bir şansölye vb. Olabilir. Dokümanlar bir sekreter olan bir kişi tarafından idame ettirilebilir. Her halükarda, birimin veya bir çalışanın sorumluluğu, makbuztan arşiv bölümüne aktarıma kadar bir tam işleme döngüsünün uygulanmasını içerecektir. Bu faaliyetler, alım, işle ilgili bilgilerin işlenmesi, kayıt, saklama, yürütmenin denetimi, sevkıyat, referans ve bilgi işlemleri, sistematizasyon işlemlerini arşive aktarmadan önce gerçekleştirir.

Dokümanlarla işin merkezileştirilmiş organizasyonuen akılcı ve bu açıdan kabul edilir ve daha da tercih edilir. Bu özellikle küçük işletmelerde geçerlidir. Dokümantasyonun sistemleştirilmesi yöntemini kullanırken, bilgi işleme faaliyetlerinin maliyetleri önemli ölçüde azaltılır. Buna ek olarak, çalışanların emeğinin organizasyonu önemli ölçüde geliştirilmiştir. İş akışının organizasyonunun bu şekli ile ofis ekipmanı en etkili, belgelendirmenin işlenmesi ile ilgili metodolojik ve yönetim faaliyetlerinde birlik sağlanır.

Karşıt merkezi sistem şu şekilde:yerinden yönetim düzeni. Bu durumda, her birim için kendi dokümantasyon servisi oluşturulur. Bu birimlerde tüm işlemler özerk olarak yürütülür. Merkezi olmayan sistem, bölgesel olarak birbirinden farklı aparatlardan farklı kurum ve kuruluşlar için daha tipiktir. Buna ek olarak, bu çalışma sistemi, dokümantasyonun belirli özelliklerde farklılaştığı (örneğin, bilgilerin korunmasını sağlamak için bir gereksinime ihtiyaç duyan) bu işletmeler için de uygundur.

Bu arada en yaygın olan formkarışık bir sistemdir. Bu durumda, tüm operasyonların belirli kısmı (alımı ve gönderilen ve alınan belgeler, depolama, kopyalama işlenmesi için bir kural olarak) merkezi ünitede gerçekleştirilir. Aynı zamanda işletmenin yapısal parçalar arşivine teslim aktiviteler (yaratma), sipariş, depolama ve hazırlık yazdırarak gerçekleştirilir.

Dokümantasyonla bu ya da iş planının seçimi, teşebbüsün yapısına uygun olarak yapılır.